Bộ Nội Vụ Ban Hành Quy Định Nghiệp Vụ Lưu Trữ Tài Liệu Lưu Trữ Số
1. Giới thiệu về Thông tư số 05/2025/TT-BNV
Thông tư số 05/2025/TT-BNV được ban hành vào ngày 14 tháng 5 năm 2025, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025. Thông tư này tập trung vào việc quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số , với mục đích hướng dẫn và thiết lập các tiêu chuẩn trong công tác quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh số hóa hiện nay (Nội vụ).
2. Nội dung chính của Thông tư
2.1 Thể thức và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Trong phần này, Thông tư quy định phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ, đồng thời nêu rõ quy trình trình bày cũng như đảm bảo chất lượng của tài liệu số sau khi được số hóa.
2.2 Chuyển đổi tài liệu từ số sang giấy
Thông tư cũng đề cập đến quy trình chuyển đổi tài liệu từ định dạng số sang giấy. Các yêu cầu về mặt thể thức và quy trình chuyển đổi được xác định rõ, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin trong quá trình này.
2.3 Quy định về thu nộp và bảo quản tài liệu lưu trữ số
Quy trình thu nộp và bảo quản tài liệu lưu trữ số cũng được quy định một cách cụ thể. Thông tư cung cấp hướng dẫn về việc hủy bỏ tài liệu hết giá trị, nhằm đảm bảo rằng quá trình lưu trữ được thực hiện một cách có trách nhiệm và chính xác.
3. Đối tượng áp dụng
Thông tư này áp dụng cho nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm:
- Các cơ quan nhà nước.
- Đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp nhà nước.
- Tổ chức và cá nhân có trách nhiệm trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ số.
- Quyền áp dụng cho cả cá nhân và cộng đồng nhằm khuyến khích việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.
4. Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số
Thông tư cũng nêu rõ cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số, bao gồm các thành phần dữ liệu cần thiết cùng với thông tin của phông lưu trữ, hồ sơ và tài liệu cụ thể.
5. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy
5.1 Khảo sát và đánh giá
Từ việc khảo sát và đánh giá tình hình tài liệu lưu trữ hiện tại đến việc lập kế hoạch số hóa cụ thể là rất quan trọng.
5.2 Vệ sinh tài liệu
Quy trình vệ sinh tài liệu được quy định, nhằm bảo vệ chất lượng thông tin trong quá trình số hóa.
5.3 Số hóa và kiểm tra
Thông tư cũng hướng dẫn việc lựa chọn thiết bị số hóa, cùng với quy trình kiểm tra chất lượng và kết nối dữ liệu.
6. Hiệu lực thi hành
Thông tư có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2025. Dự kiến, việc này sẽ tạo thuận lợi cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ số trong thời đại số hóa, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro.
7. Kết luận
Thông tư số 05/2025/TT-BNV không chỉ có vai trò quan trọng trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu số mà còn góp phần nâng cao nhận thức và kiến thức về quản lý tài liệu trong bối cảnh hiện đại hóa. Độc giả được khuyến khích tìm hiểu kỹ hơn qua văn bản chi tiết đi kèm.